1.AMAÇ.
Bu prosedürün amacı,Tunaset bünyesinde İnsan Kaynaklarının yönetimini ve geliştirilmesini sağlamaktır.
2. KAPSAM ve SORUMLULUKLAR.
Bu prosedür ISO 9001;2015/ISO 14001;2015/ISO 45001;2018/ISO 27001;2013/ISO 37001;2016 Standartları kapsamında hazırlanmıştır.
Bu prosedür Kalite Sistem Yöneticisi tarafından hazırlanmış,Genel Müdür tarafından onaylanmıştır.
Bu prosedürün uygulanmasından Genel Müdür,Gümrük Müşavirleri,Muhasebe,Finans ve İnsan Kaynakları Sorumluları ve Kalite Sistem Yöneticisi sorumludur.
3.UYGULAMA
3.1. İnsan kaynaklarının optimizasyonu ve/veya iş yükünün artması/yeni müşterilerin bünyeye katılması durumlarında,personel alımı işletme yönetimince belirlenen seçenekler dahilinde yapılır.
(İşkur,İnternet üzerinden,tavsiye,vb..).Genel Müdür tarafından İKY’ye iletilen bilgiler çerçevesinde işlem başlatılır.
3.2. İş başvurusu yapan adaylara (KF.07.A) İş Başvuru Formu doldurtulur.(S:İK.Yöneticisi),Adaylara Kişisel Verileri Koruma Kanunu(6698 sayılı kanun) gereği (KF.07.K) Aday Aydınlatma Formu ve (KF.07.I) Aday Muvafakatname okutulup imzalatılır ve onayı alınır.Bu 3 adet form aday işe kabul edilmezse en geç 2 ay içinde İKY tarafından geri dönülemez şekilde imha edilir.Tüm bu işlemler İnternet aracılığı ile başvuru yapan adaylar içinde geçerlidir.
3.3. İş başvuruları tamamlandıktan sonra,Genel Müdür ve/veya Müşavirler tarafından adaylar (KF.07.B) Aday Değerlendirme Formu ile değerlendirilir ve seçilir.Seçilen adayların referans kişilerden ve/veya şirketlerden geçmiş,yetenek,başarı,Etik değerler,bilgi güvenliği ile ilgili sorun yaşayıp yaşamadığı,vb.. doğrulamalarının yapılması şarttır.Bu doğrulamalar yapılırken adayın Muvafakatname’yi ve Aydınlatma Formu’nu imzalamış ve paylaşımları onaylamış olması şarttır.
Muvafakatname imzalamamış aday bilgileri özel ve tüzel kişilerle paylaşılamaz.
3.4. Seçilen aday(lar)dan İş Kanununa göre hazırlaması gereken evraklar (KL.07.B) listesi gereği istenir,evrakları eksiksiz teslim etmesi halinde;
3.5. Seçilen adayla (KF.07.C) Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi yapılır.Bu sözleşme hem TC iş kanunlarına göre yapılması gereken bir sözleşmedir,hem Çevre,İş Güvenliği ve Tunaset Etik değerlerine,hem de Bilgi Güvenliği ile ilgili personelin uyması zorunlu maddeleri içerir.Bu sözleşme ile birlikte işe alınan personele KVKK çerçevesinde (KF.07.L) Çalışan Aydınlatma Formu ve (KF.07.J) Çalışan Muvafakatname okutulup imzalatılır.
3.6. Personele (KT.07…) Görev,Yetki ve Sorumluluklarını bildiren formu okuması,anlaması ve imzalaması için verilir ve imzalatılır.
3.7. Teslim edilen ekipmanlar için personele (KF.07.D)) Zimmet Formu imzalatılır.Bu form içinde personele verilen tüm hard ve soft bilgi araçları olmalıdır.(bilgisayar,telefon,şirket kartları,vb..)Personel işe başladığında kendisine verilen VPN hakkı varsa forma işlenir,makinalar IT tarafından gözden geçirilerek temizlenir,erişim yetkileri IT,Gn.Md. veya Kalite Sistem Yöneticisi tarafından kontrol ve teslim edilir,kullanıcı şifreleri ve e-posta adresleri exchange’de açılır ve kendisine teslim edilir.(Kimlik Doğrulama,Yetkilendirme ve Veri Girişi Politikası / Erişim Kontrolü Politikası)Çalışma süresince herhangi bir değişiklik olduğu takdirde ayni forma işlenmelidir(Muh./İK)
Envanter kayıtları bu işlemlere bağlı olarak yeniden düzenlenmeli,Gn.Md. ve KSY’ne bildirilmelidir.
3.8.Tunaset’e ait araçları kullanacaklara (KF.07.M) Araç Zimmet ve Kullanım Formu imzalatılır ve çalıştıkları sürede (KF.07.N) Araç Görev Formu’nu günlük olarak kullanmaları gerekliliği anlatılır.
3.9. Şirkette işe alınan aday 2 ay deneme süresine tabidir. Deneme süresi içinde taraflar iş akdini bildirimsiz ve tazminatsız olarak bozabilme hakkına sahiptirler. Personelin çalıştığı günlere ilişkin zararı muhasebe departmanı gerekli incelemeyi yapar ve zararın ne miktarda olduğunu, bunun ne kadarının işçinin kasıt ve kusurundan kaynaklandığını belirten işçinin savunmasını da içeren bir rapor hazırlar. Bu rapor işçiye tebliğ edilir.
Eğer işçinin verdiği zarar 30 yevmiyesinden fazla ise işçinin iş akdini tazminatsız feshedebilir; az ise, işverene verilen zarar, işçinin istihkakından işverenin takdirine uygun şartlarda kesilip tazmin olunur.
Oryantasyon sürecinde personele (KP.01) Eğitim Yönetimine bağlı olarak iş başı eğitimi verilir.eğitilir,bu sürecin sonunda personel (KF.01.F) Oryantasyon Sonrası Değerlendirme Formu ile Genel Müdür ve/veya Müşavirler tarafından değerlendirilir.
3.10. Yukarıda tanımlanan işlemlere ait tüm evraklar ve formlar İKY tarafından personel özlük dosyasına konur,(KL.07.C) Kişisel Veri Envanteri’ne işlenir,bu envanter formunun ilk sayfasında kişisel verilerin kategorileri,isimleri,zorunlulukları,işleme amaçları,hangi hukuki sebeplerle işlendiği,saklama ortamları,saklama ve imha süre/yöntemleri,nerelere aktarma yapılabileceği,idari ve teknik olarak alınan güvenlik önlemleri detaylı bir şekilde açıklanmıştır.Bu formun diğer sayfalarında kişiler bazında tüm verilerin envanteri bulunur,bu envanter yılda en az iki kez İKY tarafından kontrol edilir ve güncellenir,işten ayrılanların bilgileri Ayrılanlar sayfasına aktarılır.
Özlük dosyaları Gizli Bilgiler kapsamında olup,turuncu kod taşırlar.
Yukarıda belirtilen tüm formlar personelin işe alımı sırasında uygulanan formlardır,sonra ki tarihlerde formlarda büyük kanuni değişiklikler olmadığı takdirde yani küçük idari değişimler söz konusu olduğunda her seferinde yeni bir form düzenlenip personele imzalattırılmaz.
3.11.FAZLA ÇALIŞMA VE FAZLA SÜRELİ ÇALIŞMA ;
İşveren, gerekli gördüğü durumlarda fazla çalışma ve fazla süreli çalışma yaptırabilir.Personel, 4857 sayılı İş Kanunu hükümleri çerçevesinde uygulanacak fazla çalışmalar ile fazla süreli çalışmalara uymayı peşinen kabul eder.
3.12. ULUSAL BAYRAM VE GENEL TATIL GÜNLERİ ;
İşin gerektirmesi halinde, personele önceden uygun vasıtalarla duyurularak Ulusal Bayram ve Genel Tatil günlerinde şirkete ait işyerlerinin tümünde ve/veya bir kısmında çalışma yapılabilecektir.Bu günlerde çalışma yapıldığında personelin işe icabet etmesi zorunludur.
Şirkete bağlı işyerlerinde çalışan personel, Ulusal Bayram ve Genel Tatil günü olarak kabul edilen günlerde çalıştırılmazlarsa o günün ücretleri tam olarak ödenir.
3.13. ÜCRETLİ ve ÜCRETSİZ İZİNLER ;
Yıllık ücretli izinler konusunda İş Kanunu ile ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.Yıllık ücretli izine hak kazanmak için şirkette en az bir yıl çalışmış olmak gerekir.Yıllık izin, çalışılan yılı takip eden yıl içerisinde kullanılır.Yıllık izin kullanacak personel,ikame personeli kendi ayarlar.Yıllık izin günleri personel tarafından Nisan ayının son gününe kadar Muhasebe departmanına iletilir.Bu zamandan sonra personelin izne çıkacağı zamanı belirlemeye işveren yetkilidir.Her hafta bir personel izinli olacak şekilde yıllık izinler ayarlanır.
Ücretli Yıllık izin : İşe giriş tarihinden itibaren bir yıl çalışmış olan personel yıllık ücretli izine hak kazanır.Personel yıllık ücretli iznini amirinin uygun gördüğü tarihte kullanmak zorundadır ve yıllık ücretli izinler birinci dilimi 10 işgününden az olmamak şartıyla ikiden fazla bölünemez.Bu konuda işveren şirketin uygulamalarını personel kabul eder.Yıllık ücretli izin süreleri;
1-5 yıl arası hizmet süresi için :14 işgünü
6-15 yıl arası hizmet süresi için :20 işgünü
15 yıldan fazla hizmet süresi için :26 işgünü
İşgünü hesaplamalarında hafta 6 işgünü olarak alınır, bayram ve tatil günleri süreye dahil edilmez.
Ücretli izin: Personele, belgelemesi kaydıyla evlenme için 3 gün, çocuğu veya kardeşi evlendiğinde 1 gün, çocuğu doğumunda 5 gün (kadın personele doğumdan önce 8 hafta, doğumdan sonra 8 haftayı aşmamak kaydıyla toplam 12 hafta), anne, baba, eş, kardeş,çocuk,kayınpeder veya kayınvalide ölümü halinde 3 gün izin (ölen başka kentte ise 2 gün ilave ücretsiz yol izni)verilir, bu izinler ancak özür ortaya çıktığı zaman kullanılır ve yıllık izne mahsup edilmez.
Ücretli mazeret izni: Personel ayrıca yılda toplam 3 iş gününü geçmemek şartıyla mazeret izni kullanabilir.Personel bu izinleri birleştirerek kullanamaz ve kullanmadan en az bir gün önce Genel Müdür’e haber verip onaylatmak zorundadır.
Ücretsiz İzin: Personele, personelin yazılı talebi ve amirinin onayı ile en fazla 2 hafta süre ile ücretsiz mazeret izni verilebilir.
Personelin 3 ayı aşmayan geçici askeri göreve çağrılması halinde amirinin onayı ile ücretsiz izin verilir.
Her türlü izin işleminde İKY tarafından personele (KF.07.E) İzin Formu doldurulur ve Genel Müdüre onaylatılır.
3.14. HASTALIK VE İSTİRAHAT DURUMLARI ;
Hastanelerde muayene olmak isteyen personel,Genel Müdür ve İKY’ye isteğini iletir.
SGK’dan rapor alan personel, durumu Muhasebe Departmanı ‘na bildirir.Şayet rapor 2 günden daha uzun bir süreyi kapsıyorsa raporlu olduğu süre maaşından kesilir,personel bu tutarı SGK’dan temin eder.Personel, rapor süresi ne olursa olsun rapor tarihinin sonunda SGK tarafından verilen ‘’iş göremezlik’’ belgesini Muhasebe departmanına getirmek zorundadır.
Personel hastalık nedeni ile işe gelmediğinde İKY’ye mutlaka haber vermelidir. Hastalığını SGK’dan aldığı bir rapor ile belgelemelidir. Özel sağlık birimlerinden alınan raporlar SGK tarafından onaylanmadığı sürece kabul edilmez, Personel işe devamsızlık yapmış sayılır.
İşbaşında hastalanan veya kazaya uğrayan personel durumu derhal İKY’ye bildirmeye zorunludur. Durumu buna imkan vermiyorsa,en yakınında bulunan iş arkadaşı görevi yüklenir.
Kaza ve hastalığını ihbar etmemek, kendi kendine tedaviye kalkışmak yasaktır. Aksi taktirde işveren sorumlu değildir. İstirahatli iken çalışmak yasaktır.
3.15. EĞİTİM ;
Şirket gerekli gördüğü hallerde personeline,işine uyum sağlaması, mesleğinde ilerlemesi ve görevini daha iyi yürütebilmesi için eğitim sağlayacaktır. Personel şirket içinde veya şirket dışında kurs, seminer veya konferansa gönderilebilir.Bu eğitimler işin gerekliliği olabileceği gibi,Kalite ve/veya Bilgi Güvenliği,İş Sağlığı ve Güvenliği,Çevre,Etik İlkeler,vb..konularda da olabilir.
3.16. AKDİN FESHİNDE BİLDİRİM ;
Belirsiz süreli iş sözleşmeleri ;
A-İşi altı aydan az sürmüş olan personel için, bildirimin diğer tarafa yapılamasından başlayarak iki hafta sonra,
B-İşi altı aydan bir buçuk yıla kadar sürmüş olan personel için, bildirimin diğer tarafa yapılmasından başlayarak altı hafta sonra,
C-İşi bir buçuk yıldan üç yıla kadar sürmüş olan personel için, bildirimin diğer tarafa yapılmasından başlayarak altı hafta sonra,
D-İşi üç yıldan fazla sürmüş olan personel için, bildirim yapılmasından başlayarak sekiz hafta sonra, FESHEDİLMİŞ sayılır.
İşveren, personelin ihbar önellerine ait ücretini peşin vermek suretiyle iş akdini feshedebilir.
Burada sayılan bildirim süreleri personel ve işveren için geçerli olup; bildirim şartına uymayan taraf, bildirim süresine ilişkin ücret tutarında tazminat ödemek zorundadır.
İş Akdinin feshi (KF.07.F/G/H) İbraname-Feragatname ile yapılır.Kıdem tazminatı konusunda kanun hükümleri uygulanır.Ancak, işçinin herhangi bir nedenle iş sözleşmesinin feshedilmesi halinde, tahakkuk edecek kıdem tazminatı,işçinin işyeriyle ilişiğinin kesilmesinden bir ay sonra ödenmesi hususundaki iş sözleşmesindeki yazılı karşılıklı mutabakat, aksine bir yazılı hüküm olmadığı sürece geçerliliğini koruyacaktır.
Taraflar, işçinin talebi ve işverence de kabul edilmesi halinde, kıdem tazminatı taraflarca yapılacak taksitle ödeme protokolü çerçevesinde ödenmesi konusunda iş sözleşmesindeki anlaşmayı iş bu yönetmeliğe de taşımakta mutabakat sağlamışlardır. Bu durumda, işçinin işvereni temerrüde düşürecek davranışlarda bulunarak sözleşmeden cayması ve faiz talebinde bulunması bir hakkın suistimali olarak kabul edilecektir.
Fesih işlemi biten personelin dosyaları 5 yıl boyunca ayrı bir klasörde saklanır.
3.17. AKDİN FESHİNDE YAPILACAK DİĞER İŞLEMLER ;
-Zimmet formunda teslim edilen malzemelerin aynen iade alındığı Muh./IK tarafından kontrol edilmeli,formun iade kısmına yazılmalı ve personele imzalatılmalıdır.
-Muh/İK tarafından ayrılan personelle ilgili IT’ye vakit geçirmeden haber verilmeli ve IT tarafından şifreler,parolalar,VPN bağlantısı gibi bilgiler sistemlerden iptal edilmeli,e-posta adresleri Gn.Md.’ün öngördüğü kişilere yönlendirilmelidir(max.6 aylığına).
-Envanter kayıtları bu işlemlere bağlı olarak yeniden düzenlenmeli,Gn.Md. ve KSY’ne bildirilmelidir.
3.18. YAPTIRIM
Tunaset Politikalarına uygun olarak çalışmayan tüm personel hakkında 4857 saylı İş Kanunu hükümleri uygulanır
